KVKK Aydınlatma Metni

Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu Muratlı ERKA Spor Kulübüdür.

İşlenen öğrenci verileri

Kulüp öğrenci takibinde aşağıdaki veri grupları esas alınır. Ayrı turnuva kaydında veli telefonu işlenir; öğrenci fotoğrafı veya sağlık bilgisi alınmaz.

Öğrenci hesabıyla giriş yapan kulüp üyeleri, çevrim içi diğer öğrencilerin ad-soyadını ve oyunda olup olmadığını görebilir, süreli ve puanlı veya puansız satranç daveti gönderebilir. E-posta ve giriş bilgileri paylaşılmaz. Çevrim içi durum için yalnızca son bağlantı zamanı tutulur; 60 saniyeyi aşan kayıtlar sonraki kontrolde temizlenir. Açık mesajlaşma bulunmaz. Karşılıklı oyunlar, rakip adı, süre tercihi ve sonuçlarıyla iki öğrencinin özel oyun arşivine otomatik kaydedilir.

İsteğe bağlı kullanıcı adıyla girişte yönetici tarafından tanımlanan kullanıcı adı ve şifrenin tek yönlü özeti saklanır; şifrenin açık hâli tutulmaz. Güvenli oturum çerezi en fazla 12 saat geçerlidir. Giriş denemeleri kötüye kullanımı önlemek için 15 dakikalık sınırlarla tutulur; ağ adresi tek yönlü özetlenir. Şifre yenileme veya şifreli girişi kapatma açık oturumları sonlandırır.

Teknik hesap verisi: Üye girişi kullanılan bölümlerde kimlik doğrulama, rol ve erişim kontrolü için hesap e‑posta adresi ile kullanıcı rolü teknik olarak işlenebilir. Bu bilgiler öğrenci tanıtımı, reklam veya pazarlama amacıyla kullanılmaz.

İşleme amacı ve toplama yöntemi

Veriler; öğrencinin kulüp kaydının yürütülmesi, devamsızlığın izlenmesi, sitede oynanan satranç oyunlarının öğrenciye bağlanması, oyunların öğrenci ve yetkili antrenör tarafından incelenmesi, hesap güvenliği ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenir.

Ad–soyad ve yoklama bilgileri yetkili yönetici veya antrenör tarafından; satranç oyunları ise öğrencinin sitede oyunu kaydetmesiyle elektronik ortamda elde edilir. Oyunlar herkese açık bir listede yayımlanmaz. Karşılıklı oyunun tarafları kendi oyunlarını görebilir.

Hukuki sebep ve veri aktarımı

Veriler, somut işleme faaliyetine göre KVKK’nın 5. maddesinde yer alan sözleşmenin kurulması veya ifası, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat şartlarına dayanılarak işlenir. Açık rıza gerektiren ayrı bir faaliyet olursa, aydınlatmadan bağımsız ve özgür iradeye dayalı rıza alınır.

Kulüp öğrenci takip kayıtları kamuya, reklam verenlere veya pazarlama kuruluşlarına aktarılmaz. Verilere yalnızca ilgili öğrenci, hesabıyla eşleştirilmiş veli, yetkili antrenör ve yönetici; görevleriyle sınırlı olarak erişebilir. Turnuva kayıtlarında farklı görünürlük kuralları 7. bölümde açıklanmıştır. Barındırma ve kimlik doğrulama hizmeti sunan teknik sağlayıcılar veriye yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde erişebilir. Yurt dışına aktarım gerçekleşmesi hâlinde KVKK’nın 9. maddesindeki aktarım şartları uygulanır.

Saklama, silme ve güvenlik

Kişisel veriler, kulüp ilişkisinin ve yukarıdaki amaçların devam ettiği süre boyunca; ilişki sona erdiğinde ise yalnızca ilgili mevzuat ve olası hakların korunması için gerekli süre kadar saklanır. İşleme amacı ve hukuki sebep ortadan kalktığında veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

• Rol bazlı erişim ve giriş kontrolü uygulanır.
• Kulüp öğrenci takip kayıtları herkese açık sayfalarda gösterilmez; turnuva katılımcı adları ayrı izinle yayımlanabilir.
• Antrenör yalnızca yetkili olduğu öğrencilerin kayıtlarına erişir.
• Oyun PNG’leri herkese açık bir galeri veya listede yayımlanmaz.
• Yetkisiz erişim, kayıp ve hukuka aykırı kullanıma karşı teknik ve idari tedbirler uygulanır.

Eski kayıtlarda bu kapsam dışında bir alan bulunması hâlinde yeni kayıt alınmaz; işleme amacı kalmayan veri saklama ve imha düzenine göre kaldırılır.

KVKK kapsamındaki haklar ve başvuru

İlgili kişi veya çocuk adına yasal temsilcisi; kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işleme amacını ve aktarım yapılan kişileri öğrenme, eksik veya yanlış verinin düzeltilmesini isteme, şartları oluştuğunda silme/yok etme talep etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini isteme haklarına sahiptir.